Die perfekte
E-Mail-Signatur
Wir verraten dir 6 Tricks, mit denen
du deine Signatur optimieren kannst.
du deine Signatur optimieren kannst.
Lukas Holmer
E-Mail-Signaturen gehören zum Alltag eines jeden Büros dazu. Fast 400 geschäftliche E-Mails werden durchschnittlich pro Mitarbeiter und Woche versendet – wir verraten dir 6 Tricks, mit denen du ohne großen Aufwand deine E-Mail-Signatur optimieren kannst.
01
Keine Alleingänge
Der wohl häufigste Fehler bei der Verwendung von Signaturen: besonders in größeren Unternehmen nutzen viele Mitarbeiter unterschiedliche oder veraltete Daten. Das wirkt unprofessionell. Verwende unternehmensweit die gleiche Vorlage und gib Mitarbeitern genügend Hilfestellung bei Einbau und Änderung von Daten.
02
Erstelle nicht nur ein großes Bild
Binde Signaturen nicht als einzelnes großes Bild ein. Nachträgliche Änderungen sind nur aufwändig realisierbar und das Kopieren von Kontaktinformationen ist nicht möglich. Durch unterschiedliche Bildschirmformate kann dein Bild im schlimmsten Fall sogar unscharf dargestellt werden. Erstelle deine E-Mail Signaturen daher immer in Textform – gestaltet nach deinen Unternehmensvorgaben. Bei Bedarf können Elemente wie Logos zusätzlich als Bild eingebunden werden. Dadurch werden alle wichtigen Elemente auf allen Geräten angezeigt – auch wenn Bilder mal nicht laden sollten.
03
Signaturen sind kein Kinderfarbkasten
Du bekommst die Aufgabe eine neue Signatur zu erstellen. Super – jetzt kannst du dich mal so richtig austoben, oder? Bitte beachte: Signaturen sind kein Kinderfarbkasten. Auch wenn es oft sehr verlockend ist, sollte besonders bei E-Mail Signaturen das vorhandene, meist ausführlich entwickelte Corporate Design des Unternehmens verwendet werden. Hier ist wie so oft weniger mehr.
04
Pflichtangaben nicht vergessen
Seit 2007 gelten geschäftliche E-Mails formal als Geschäftsbriefe. Demnach müssen deine E-Mails einige Pflichtangaben beinhalten. Zwingend erforderlich sind:
- Name der Firme und Rechtsform gemäß Handelsregister
- Landungsfähige Anschrift der Firma
- Registergericht inklusive Nummer im Handelsregister
- Geschäftsführer sowie ggf. Vorstandsmitglieder und
Aufsichtsratsvorsitzenden
Bitte beachte, dass wir als Agentur zu keiner rechtlichen Beratung befugt sind. Lass deine E-Mail Signatur zwingend von deiner Rechtsberatung freigeben.
05
Signaturen als Marketing-Instrument
Eine E-Mail bietet viel Potential als Werbeplattform. Rufe in deiner Signatur deine Kunden dazu auf, mehr über dich zu erfahren. Verweise präsent auf deine Social-Media-Kanäle oder informiere deine Kunden über neue Aktionen oder wichtige Neuigkeiten wie eine Adressänderung.
06
Benutze keine Tools wie Word
Die meisten Menschen würden zur Erstellung einer Signatur Textprogramme wie Word öffnen. Aber Vorsicht: bei der Erstellung in Word kommt es in den meisten Fällen zu Komprimierungsfehlern und die Signatur zerschießt spätestens dann, wenn sie einmal weitergeleitet wurde.
How To
Erstellung im E-Mail-Programm
Bei einfachen Signaturen reicht die Erstellung im E-Mail-Programm selbst. Dort kannst du dir sicher sein, dass deine Signatur auch wirklich richtig anzeigt wird.
Signatur als HTML & CSS
Komplexere Signaturen werden in HTML und CSS geschrieben und dann eingebunden. Lasse dies am besten vom Mitarbeiter aus der IT einrichten, oder hole dir Hilfe von Dritten.
Verwende Generatoren
Im Internet gibt es viele professionelle Generatoren für E-Mail Signaturen. Dort kannst du deine Daten eingeben, die Signatur kopieren oder als HTML-Datei ausgeben lassen. Auch unterschiedliche Layouts und Farben sind möglich.
Lukes Tipp: hubspot.de/email-signature-generator
Wenn du diese 6 wichtigen Tipps umsetzten oder – noch besser – schon vorher umgesetzt hast, dann sind du und dein Unternehmen gewappnet für einen professionellen Auftritt in Geschäfts-Mails. Aber halte die Augen und Ohren offen – in der heutigen Zeit gibt es schnell Neuerungen – auch in der Welt der E-Mails.
